Algemene voorwaarden: waarom ze het verschil maken

De algemene voorwaarden zijn een bundeling van juridische standaardregels die de basis vormen voor de overeenkomst tussen jou en je klanten, of wanneer je algemene voorwaarden opmaakt voor een klant: tussen je klant en zijn klanten. Ze leggen onder meer vast welke voorwaarden verbonden zijn aan de producten of diensten en beschermen de onderneming, kantoor of bedrijf tegen mogelijke geschillen.

Wat is het verschil tussen een overeenkomst en algemene voorwaarden?

Een contract bevat specifieke afspraken tussen meerdere partijen over een bepaalde transactie. Het gaat hier dus om één concreet geval. Algemene voorwaarden daarentegen gelden voor al je transacties en bevatten een set van algemene standaard spelregels.

Wat met tegenstrijdigheden in een overeenkomst en algemene voorwaarden?

Soms wijkt een specifieke overeenkomst af van de algemene voorwaarden, en dat kan bewust zo zijn. De overeenkomst bevat dan afspraken die de algemene voorwaarden overstijgen. De algemene voorwaarden zijn er meestal als vangnet voor zaken die niet in de overeenkomst staan. Het is niet nodig om expliciet in de algemene voorwaarden te vermelden dat de overeenkomst voorrang heeft, omdat dit een algemeen juridisch principe is (lex specialis derogat generali).

Algemene voorwaarden opstellen? Dat is meer dan louter een formaliteit. Veel meer zelfs. Ze beschermen de onderneming of kantoor, zorgen voor een juridische basis om op terug te vallen en verkleinen de kans op risico’s, onvoorziene problemen of conflicten. Risico's die je als accountant ook duidelijk mee kan geven aan de klant die zich afvraagt de juiste algemene voorwaarden cruciaal zijn. We lijsten hieronder enkele concrete voordelen op:

Zoals we hierboven aanhaalden, ben je volledig afhankelijk van de algemene wetgeving als ervoor gekozen werd om geen algemene voorwaarden op te stellen. Dit betekent dat geen extra bescherming is bij wanbetaling of schadeclaims. Daarnaast kan het juridisch minder duidelijk zijn welke rechten en plichten je klanten precies hebben.

Je kunt online tal van voorbeelden en templates vinden, maar een ‘copy-paste’-aanpak is sowieso een slecht idee. Iedere onderneming is immers uniek. Stem je algemene voorwaarden dus steeds af op je specifieke situatie. Hier zijn enkele zaken die we zeker in je algemene voorwaarden aanbevelen:

Algemene voorwaarden zijn alleen bindend als je klanten er daadwerkelijk kennis van hebben genomen en ermee instemmen. Het is daarom belangrijk om ze op een duidelijke, transparante en toegankelijke manier te communiceren, zodat er achteraf geen discussie ontstaat.

In veel B2B-situaties volstaat het om je algemene voorwaarden vooraf mee te sturen met de offerte of bestelbon. In een B2C-context zijn de eisen echter strikter. Hier moeten je algemene voorwaarden uitdrukkelijk worden aanvaard door de klant voordat de transactie of overeenkomst wordt gesloten. Dit betekent dat de klant actief akkoord moet gaan met de voorwaarden, bijvoorbeeld door ze expliciet te ondertekenen of een vinkje te zetten in een checkbox. Zorg er dus voor dat je algemene voorwaarden duidelijk en gemakkelijk toegankelijk zijn, zodat de aanvaarding juridisch bindend is.