De benoeming van een bestuurder, het ontslag of de zetelverplaatsing van een rechtspersoon: de belangrijkste aandachtspunten
Tijdens het bestaan van een vennootschap kan het gebeuren dat het mandaat van een bestuurder (bij een CommV, VOF, maatschap: ‘zaakvoerder’) vrijwillig of gedwongen wordt gestopt, of dat een nieuwe bestuurder wordt benoemd. Ook de zetelverplaatsing van een vennootschap komt geregeld voor. Al deze wijzigingen hebben juridische gevolgen en vragen om een correcte opvolging. Als accountant speel je een cruciale rol in het begeleiden van ondernemers tijdens deze belangrijke beslissingen. In deze blog zetten we enkele belangrijke zaken over de benoeming, het ontslag en de zetelverplaatsing overzichtelijk op een rij, zodat jij je klanten accuraat en professioneel kunt ondersteunen.
Besluitvorming door de algemene vergadering
De benoeming van een bestuurder gebeurt door de algemene vergadering van aandeelhouders (bij een CommV, VOF, maatschap: ‘vennoten’). Dit kan gebeuren tijdens de jaarlijkse algemene vergadering (de ‘gewone algemene vergadering’), tussentijds (door een ‘bijzondere algemene vergadering’) of bij een statutenwijziging (door een ‘buitengewone algemene vergadering’).
Stemvereisten en wettelijke voorwaarden
Om een gewone bestuurder te benoemen volstaat veelal een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, tenzij in de statuten een andere meerderheid is bepaald (wat in principe mogelijk is, soms onder bepaalde wettelijke voorwaarden). De wet en de statuten kunnen wel bepalen dat eerst ook een minimum aantal van de uitgegeven aandelen of van het kapitaal aanwezig moet zijn om rechtsgeldig te kunnen vergaderen en beslissen.
Statutaire bestuurders: zwaardere procedure
Opgepast: een statutaire bestuurder is een bestuurder wiens mandaat wordt of werd vastgelegd in de statuten. Om zo’n bestuurder te benoemen of te ontslaan, moet je de statuten wijzigen, en daarvoor heb je een zwaardere meerderheid nodig. Bij een BV of NV is hiervoor (in tegenstelling tot CommV, VOF, VZW) bovendien ook de tussenkomst van een notaris verplicht. Dit vergt dus extra overtuiging en formaliteiten, en biedt dus extra bescherming aan de bestuurder.
Wie kan benoemd worden, en hoe lang?
Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen benoemd worden, en dat voor een bepaalde of onbepaalde duur. Wordt een rechtspersoon benoemd, dan moet die een vaste vertegenwoordiger aanduiden. Oftewel: een natuurlijke persoon die het bestuursmandaat effectief uitoefent namens de bestuurder-rechtspersoon (men wil vermijden dat de bestuurder-rechtspersoon telkens iemand anders laat beslissen en er zo geen duidelijkheid of rechtszekerheid is).
Voor hoe lang kan een bestuurder benoemd worden? Bij een NV is de benoeming van een bestuurder beperkt tot maximaal zes jaren, al is het mandaat wel onbeperkt hernieuwbaar. Bij de andere rechtspersonen zijn er geen limieten, de bestuurder kan voor onbepaalde duur worden benoemd indien de statuten niet in beperkingen voorzien.
Verplichtingen voor de accountant
Als accountant is het belangrijk om erop toe te zien dat de benoeming enerzijds correct wordt vastgelegd in de notulen van de algemene vergadering, en dat deze anderzijds worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, zodat de benoeming gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatsblad – tot zolang de overheid hiervoor geen digitaal platform heeft gelanceerd, dienen hiertoe ook twee verschillende papieren publicatieformulieren te worden ingevuld en ondertekend.
Het ontslag van een bestuurder gebeurt eigenlijk op dezelfde wijze als de benoeming van een bestuurder. De beslissing wordt genomen door een algemene vergadering, de notulen en twee publicatieformulieren dienen te worden neergelegd op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, bij ontslag van een statutaire bestuurder dienen de statuten te worden gewijzigd met een bijzondere, zwaardere meerderheid - verplicht in samenwerking met een notaris bij een BV, NV, CV.
Wel een verschil met benoeming: bij een benoeming gaat het initiatief steeds uit van de algemene vergadering. Bij een ontslag kan het initiatief ook komen van de bestuurder zelf.
Bestuurders kunnen worden ontslagen, maar ze kunnen ook te allen tijde zelf ontslag nemen, door loutere kennisgeving aan het bestuursorgaan, wat dan in principe wordt bekrachtigd door de algemene vergadering. Veelal zullen de formaliteiten inzake notulering en publicatie dan worden verzorgd door de rechtspersoon, maar de ontslagnemende bestuurder kan ook zélf de verplichte publicatie van zijn ontslag in het Belgisch Staatsblad regelen, om verdere aansprakelijkheid te vermijden. Dat gebeurt, uitzonderlijk, als de rechtspersoon weigert de formaliteiten uit te voeren of wanneer zij er te lang mee wacht. Als accountant kan je je klanten hierin adviseren en begeleiden.
De administratieve formaliteiten bij een benoeming of ontslag zijn jammer genoeg vaak onduidelijk. Eén en ander volgt uit de wet, sommige zaken uit een omzendbrief van de (voormalige) minister van Justitie, en daarnaast is het een realiteit dat elke griffie zijn eigen regels en werkwijzen heeft.
De administratieve formaliteiten zijn als volgt:
Neerlegging bij de griffie
Om een benoeming en/of ontslag te officialiseren, dienen de volgende (correct opgestelde en ondertekende) documenten te worden neergelegd ter griffie van de ondernemingsrechtbank:
Steeds:
- Belgisch Staatsblad: Publicatieformulier I
- Belgisch Staatsblad: Publicatieformulier II
- Betalingsbewijs publicatiekosten
- Kopie voor- en achterzijde identiteitskaart van de benoemde/ontslagen personen
Bij benoeming:
- Verklaring inzake bestuursverboden
Al naargelang de griffie:
- Notulen algemene vergadering of uittreksel eruit (sommige griffies vragen dit, anderen laten het toe, sommigen laten het toe op voorwaarde dat de publicatie deze neerlegging ook vermelden, sommige weigeren dit)
- Certificaat beroepsbeoefenaar (indien de neerlegging gebeurt door een accountant/advocaat/…)
Update in de KBO
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) moet up-to-date blijven, zodat derden correcte info over de vennootschap kunnen raadplegen. Bij benoeming en ontslag dien je dit weliswaar niet zelf te regelen. De griffie van de ondernemingsrechtbank brengt dit voor jou in orde indien de bovenstaande documenten daar correct werden neergelegd.
Sinds de inwerkingtreding van het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) is de verplaatsing van de maatschappelijke zetel een stuk eenvoudiger geworden.
De basisregel vandaag is dat het bestuursorgaan zelfstandig kan beslissen over een zetelverplaatsing. Vroeger moest dit verplicht gebeuren door de algemene vergadering.
Opgepast, hierop zijn uitzonderingen:
Een gewone of bijzondere algemene vergadering nodig
De wettelijke regel is dat de zetel mag worden verplaatst door het bestuursorgaan. Maar de wet laat wel toe dat statuten het bestuursorgaan hierin beperken of het hen zelfs verbieden. Met andere woorden: als de statuten zeggen dat de verplaatsing van de zetel (steeds of in bepaalde situaties) dient te gebeuren door de gewone of bijzondere algemene vergadering, dan verliest het bestuursorgaan in die situaties haar bevoegdheid.
Een buitengewone algemene vergadering nodig (statutenwijziging)
- Adres in de statuten: Het WVV laat toe dat enkel het Gewest waarin de rechtspersoon haar zetel heeft in de statuten wordt vermeld. Als toch het volledige adres (nog?) expliciet vermeld wordt in de statuten, dan is een statutenwijziging vereist bij verhuis, zelfs al blijft men binnen hetzelfde gewest.
- Verplaatsing naar ander gewest: Een statutenwijziging is steeds nodig als de zetel verhuist naar een ander gewest.
- Taalwijziging: Als de officiële taal wijzigt door de zetelverplaatsing, kan deze beslissing enkel worden genomen door de buitengewone algemene vergadering, middels een statutenwijziging.
- Specifieke statutaire bepalingen: Controleer de statuten grondig om eventuele beperkingen te detecteren.
In dit soort situaties zien ondernemers hun accountant als sparringpartner en adviseur. Accountants kunnen niet alleen hun klanten wijzen op de juridische implicaties en deadlines, maar ook zorgen voor begeleiding en ondersteuning tijdens dit formalistische proces.
Instaclause begeleidt accountants vlot en aangenaam door dit proces. Op enkele minuten tijd worden meerdere documenten (notulen bestuursorgaan, notulen algemene vergadering, publicatieformulieren Belgisch Staatsblad, certificaten en verklaringen) in één beweging gegenereerd. Klaar om te worden ondertekend en neergelegd: handig, toch? Kortom, de tijd dat de accountant uren moest zitten zweten op dit soort verslagen en formulieren, is gelukkig voorbij. Klik - klik - boem! Graag gedaan!
Instaclause versterkt de rangen van accountants en creëert gepersonaliseerde en conforme juridische documenten.
Boek hier jouw demo
Copyright 2018-2025 LSS BV. KBO: 0749.435.064.
Bank: Belfius BE47 0689 3860 6480.
RPR: Gent afdeling Oudenaarde.
Alle rechten voorbehouden.