Management Assistant

Instaclause is een bruisende Belgische legal tech scale-up die de juridische wereld vereenvoudigt. We zijn continu in beweging en steeds op zoek naar nieuwe manieren om juridische processen te vereenvoudigen en toegankelijk te maken. Met onze innovatieve software geven we accountants de tools om op een intuïtieve manier juridische documenten op maat te maken. Snel, betrouwbaar en altijd up-to-date met de laatste wetgeving.

Kortom, Instaclause is als de digitale assistent voor accountantskantoren, klaar om te helpen bij juridische uitdagingen.

Als jonge onderneming versnellen we onze groei en breiden we ons team uit.

Genoeg over ons: Ben jij de gedreven Management Assistant waar we naar op zoek zijn?

Als Management Assistant bij Instaclause ben je de rechterhand van de CEO en ondersteun je verschillende teams binnen ons bedrijf. Je zorgt voor een vlotte administratieve organisatie en bewaakt de efficiëntie van onze interne processen. Je neemt proactief taken op je, draagt bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie en werkt actief mee aan de groei van ons bedrijf.

**Taken en verantwoordelijkheden ** ALGEMENE SUPPORT & ADMINISTRATIE:

• Beheren van de agenda en mailbox van de CEO en het zelfstandig afhandelen van zoveel mogelijk zaken
• Voorbereiden van vergaderingen: rapporten en samenvattingen opstellen en actiepunten opvolgen
• Organiseren en optimaliseren van communicatiestromen (mails, telefoons) en zorgen voor een vlotte interne doorstroming van informatie
• Structuur en overzicht creëren in documenten, taken en workflows om zo rust en efficiëntie te waarborgen voor het hele team
• Fungeren als notulist tijdens vergaderingen en bewaken van opvolging van afspraken
• Inkomende facturen verwerken en betalingen voorbereiden
• Contact onderhouden met accountants en financiële partners
• Uitgaande facturatie instellen voor nieuwe klanten en bijwerken bij prijswijzigingen
• Automatiseren van facturatieprocessen en financiële rapportering opstellen
• Voorbereiden van maandelijkse btw-aangiften en opvolgen van bedrijfsuitgaven

PROJECT & HR SUPPORT:

• Ondersteunen bij strategische projecten, zoals expansie naar nieuwe markten en onderwijsinstellingen
• Coördinatie van de onboarding en offboarding van medewerkers, inclusief het regelen van software, hardware, wagens en dergelijke.
• Beheer van het wagenpark: aankoop, onderhoud, verzekering en opvolging van tankkaarten
• Voorzien van attenties rond feestdagen of gelegenheden

OFFICE MANAGEMENT

• Beheer van kantoor- en parkeerfaciliteiten
• Boeken van opleidingen en beheren van de KMO-portefeuille
• Opvolgen en voorzien van office supplies
• Ondersteunen bij eventuele verhuis of kantoor wijzigingen
• Opvolgen en beheren van bedrijfsverzekeringen
• Periodiek updaten van de verzekeringsstatus en het opvragen van attesten

• Ervaring: Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als Management Assistant of in een gelijkaardige functie en je voelt je thuis in een start-up omgeving.
• Discreet en betrouwbaar: Je weet vertrouwelijke informatie met de grootste zorg te behandelen. Je komt in aanraking met gevoelige bedrijfsinformatie en persoonlijke gegevens, waar discretie essentieel is.
• Multi-tasker: Je weet verschillende taken tegelijk te beheren en prioriteiten te stellen, zonder daarbij het oog voor detail te verliezen.
• Communicatief sterk: Je communiceert vlot met interne en externe stakeholders, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactief en zelfstandig: Je neemt graag initiatief en kunt zelfstandig complexe taken afhandelen.
• Organisatorisch talent: Je hebt een sterk vermogen om structuur te brengen in een dynamische werkomgeving en behoudt het overzicht, zelfs in complexe situaties.
• Taalvaardig: Naast het Nederlands, ben je bedreven in zowel het Frans als het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

• Een plek in een ambitieuze startup: Bij Instaclause krijg je de kans om mee te groeien en een sleutelrol te spelen in ons succes. Jouw inbreng is cruciaal.
• Hecht en positief team: Je werkt samen met een enthousiast en ondersteunend team professionals dat hard werkt én plezier maakt. Succes vieren we samen.
• Persoonlijke groei: We stimuleren continu leren en persoonlijke groei, en bieden je de kans om je vaardigheden te verdiepen.
• Aantrekkelijk pakket: We bieden jou een mooi competitief salaris met aantrekkelijke extralegale voordelen.
• Warme werkplek: Ons kantoor bevindt zich in Gent. Dankzij de flexibele work policy werk je ook vlot van thuis uit. We vragen minimaal 2 dagen aanwezig te zijn op ons kantoor in Gent.
• Tijd om op te laden: Met 26 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling) geniet je ook van de nodige momenten om jezelf weer helemaal op te laden.

Heb jij zin om bij te dragen aan de groei van Instaclause en onze interne processen naar een hoger niveau te tillen? Stuur ons je CV en motivatiebrief en wie weet verwelkomen we je binnenkort in ons team!

Solliciteren kan door je CV en motivatiebrief te sturen naar: marie-ann.dewilde@instaclause.be

We kijken ernaar uit om van je te horen!