Rédiger des conditions générales : pourquoi elles peuvent faire toute la différence

Le Code des sociétés et des associations (CSA) fait une distinction claire entre l’assemblée générale ordinaire, décrite ci-dessus, et les autres types d’assemblées générales :

Assemblée générale extraordinaire :

Elle se tient lorsqu’il faut statuer sur la modification des statuts de la société, notamment pour un changement de dénomination de la société, une adaptation de l’objet social ou une modification des droits liés aux différentes catégories d’actions.

Assemblée générale spéciale :

Ce type d’assembléecomprend toute assemblée qui n’est ni ordinaire ni extraordinaire. Par exemple, une réunion concernant la nomination ou la révocation d’un administrateur non statutaire. Il est utile pour un expert-comptable d’expliquer à son client quel type d’assemblée est requis et quelles en sont les implications juridiques.

L’ordre du jour d’une assemblée générale ordinaire comprend généralement les points suivants :

• L’approbation des comptes annuels ;
• L’affectation ou la répartition du résultat.

Souvent, on discute aussi des éléments suivants :

• La confirmation des règles d’évaluation ;
• L’explication de la politique de gestion par l’organe d’administration ;
• La confirmation du sort des comptes courants ;
• L’approbation de la rémunération de l’administrateur ;
• La discussion du rapport spécial relatif à la procédure de sonnette d’alarme et des décisions concernant la poursuite ou non des activités ;
• La décharge des administrateurs et des commissaires.

D’autres sujets peuvent être ajoutés à l’ordre du jour, selon les statuts, la loi ou à la demande des actionnaires et administrateurs. En tant qu’expert-comptable, vous pouvez accompagner vos clients pour structurer ces points et garantir que les bons documents soient disponibles en temps utile.

Dans les sociétés non cotées, ce sont les statuts qui déterminent si un actionnaire peut ajouter des points à l’ordre du jour. Cela diffère des sociétés cotées, pour lesquelles ce droit est prévu légalement.

Oui, un procès-verbal est établi après chaque assemblée, consignant les décisions de la manière la plus claire possible. Le procès-verbal est signé par les membres du bureau et les actionnaires qui en font la demande. L’expert-comptable peut veiller à ce que ces décisions soient correctement consignées.

En cas de modification des statuts, un acte notarié est nécessaire et ce dernier doit être publié au Moniteur belge pour certains types de personnes morales. Pour d’autres sociétés, cela peut être établi directement par la société ou l’expert-comptable.

En principe, une convocation écrite est envoyée aux actionnaires, au moins 15 jours avant la date de l’assemblée. Chaque actionnaire est informé individuellement. Si tous les actionnaires sont présents ou représentés, il est possible de déroger à ces formalités.

L’assemblée générale est généralement présidée par le président du conseil d’administration. D’autres fonctions peuvent être présentes, telles qu’un secrétaire et des scrutateurs, pour gérer les votes et les délibérations. Les statuts de la société peuvent aussi contenir des dispositions spécifiques sur la composition de l’assemblée.

L’initiative de convoquer une assemblée revient à l’organe d’administration, quand cela est nécessaire ou requis par la loi, ou au commissaire dans des circonstances exceptionnelles. Dans certains cas, les actionnaires peuvent aussi en prendre l’initiative.